La gestione documentale come spinta alla dematerializzazione.
Ormai parlare di DEMATERIALIZZAZIONE è diventata una moda sia nelle Aziende Private che nella Pubblica Amministrazione ma esistono anche dei vantaggi.
Fino a poco tempo fa, diventare un’AZIENDA PAPERLESS poteva sembrare difficile.
Ora le nuove tecnologie hardware e software disponibili, il miglioramento delle infrastrutture di connessione WEB, la disponibilità di servizi in CLOUD, e la Firma Elettronica hanno reso il passaggio dalla CARTA al DIGITALE molto più semplice e rapido
Ti possiamo aiutare a capire, riassumendo in 6 PUNTI, quali possono essere i vantaggi del passaggio all’ARCHIVIAZIONE DIGITALE dei documenti:
1 Aumentare l’efficienza con la gestione documentale
Attraverso l’utilizzo di soluzioni di gestione documentale DMS o di conservazione sostitutiva, molti processi aziendali possono essere ottimizzati, per esempio riducendo notevolmente i tempi per l’archiviazione documentale e la ricerca: uno studio dell’Institute of Finance & Management ha evidenziato che un lavoratore medio spende fra il 30 e il 40% del proprio tempo alla ricerca di informazioni contenute in email, in archiviazione e ricerca nei vari archivi fisici.
La possibilità di operare direttamente dalla propria postazione consente di ridurre gli spostamenti e avere un più facile accesso e recupero dei documenti.
Infine, la disponibilità delle informazioni sia sulla rete interna, che in cloud semplifica la condivisione dei documenti da parte di più utenti tenendo traccia delle versioni.
Pertanto, il passaggio all’archiviazione digitale è in grado di migliorare la qualità del lavoro e la soddisfazione dei clienti di un’azienda.
Ridurre il tempo speso per l’archiviazione documentale, l’accesso e il recupero di documenti cartacei, consente ai dipendenti di impiegare il loro tempo per attività più produttive.
2 Accesso ai documenti in mobilità
Utilizzando le applicazioni in modalità WEB i collaboratori che lavorano in mobilità possono accedere immediatamente ai documenti aziendali.
Per la forza vendita questa possibilità si traduce in maggiore efficacia dell’azione commerciale potendo disporre di più informazioni, in tempo reale e condivisibili con il cliente.
Questo assicura che il business sia sempre in movimento!
Pensate al commerciale che ha necessità di fornire al cliente una particolare brochure o scheda tecnica che non ha con sé. Potrebbe non chiudere immediatamente l’incontro dovendo aspettare il rientro in ufficio, trovare la documentazione (magari cartacea), fare una scansione, successivamente inviare una mail e magari tornarci per concludere la trattativa.
Potenziare la forza lavoro in mobilità permetterà di lavorare di più e meglio, indipendentemente da dove ci si trova.
3 Protezione dei DATI
Avete mai pensato cosa può succedere se i vostri archivi prendono fuoco o si allagano i locali?
Calamità e disastri imprevisti, come incendi, alluvioni o terremoti possono paralizzare o far fallire un’azienda. Molti, infatti, conservano solo una copia dei documenti in loco, quindi se i documenti chiave vengono distrutti potrebbero essere insostituibili.
Diventare paperless tramite una soluzione di gestione documentale, permette di avere un backup costante di documenti e informazioni critiche, sempre disponibili.
Con la possibilità di memorizzare dati in cloud, le aziende, in caso di emergenza, possono accedere alle informazioni sensibili per garantire integrità e accesso continuo ai dati.
4 Meno carta = meno costi e più rispetto per l’ambiente
Riducendo la quantità di carta che viene utilizzata puoi risparmiare molto, oltre a ridurre l’impatto che la tua azienda ha sull’ambiente.
Avendo tutti i documenti organizzati digitalmente ed accessibili non vi sarà più bisogno di fare fotocopie, scansionare o archiviare i documenti cartacei.
I costi dell’archiviazione documentale verranno tagliati notevolmente, in termini di carta, inchiostro, toner e manutenzione delle attrezzature (stampanti, fotocopiatrici).
Riportiamo di seguito un esempio di calcolo dei costi di archiviazione tratto da Archiviazione Documentale:
Azienda con 1.000 documenti – (tra DDT attivi e passivi, fatture attive e passive, ordini, note credito):
Costo archivio documenti
1.000 documenti x 1,4* = 1.400 pagine x 0,61** euro = 854,00 euro
* Calcolando un coefficiente di 1,4 per tener conto che alcuni documenti hanno due o più pagine
** Costo archivio= Costo struttura + Costo annuo dello spazio + Costo iniziale per l’archiviazione + Costo fotocopia
Costo di ricerca dei documenti
Documenti presenti in archivio x 20%* = 1.000 documenti/anno x 10 anni (tempo di conservazione fiscale) = 10.000 documenti x 20% movimentazione media = 2.000 documenti movimentati x 1,35** euro = 2.700 euro
* Calcolando una percentuale di movimentazione dell’archivio del solo 20% che è molto basso precauzionalmente (che influenza il punto “Costo di ricerca”)
** Costo di ricerca= Tempo di spostamento della persona per raggiungere il documento + Tempo di ricerca tra le cartelle + Tempo impiegato per fotocopiare il documento + Reinserimento del documento nella cartella.
Costo ANNUALE per Archiviazione e Ricerca dei documenti (x1000 documenti)=3.554 euro (stima sottostimata precauzionalmente).
5 Gestione del workflow documentale
Per workflow (flusso di lavoro) si intende l’automazione di un processo di business, in tutto o solo in parte, durante il quale i documenti, le informazioni o i compiti passano da un partecipante ad un altro per compiere una determinata azione, secondo quanto specificato da un insieme di regole procedurali ben definite.
Il workflow è quindi la mappatura di un processo (business process) ed è costituito da una serie di attività elementari (task), eventualmente cicliche o alternative, da eseguire per ottenere un preciso risultato.
Gestire un workflow documentale riduce il rischio di latenze per dimenticanze o perdite dei documenti, facilitando gli utenti a compiere azioni al momento giusto intervenendo nel processo di modifica, consultazione e approvazione del documento attraverso notifiche o reminder.
6 Integrazione dei processi documentali
Rendere la propria azienda digitale apre molte porte alla possibilità di integrazione dei documenti con le diverse piattaforme e servizi tecnologici affinché possano inserirsi all’interno dei processi aziendali.
