I COSTI che spesso non si considerano quando si cambia un ERP possono anche riservare brutte sorprese. Ecco perché è importante prevederli e stimarli con la maggior precisione possibile.
Il cambio del gestionale ERP in un’azienda non è mai un’operazione indolore.
Spesso si aspettano anni prima di fare il grande passo, soprattutto a causa dell’impatto che può avere sui processi critici come la migrazione dei dati, vero e proprio zoccolo duro al cambiamento.
Prima di intraprendere qualsiasi attività è fondamentale pianificare un BUDGET da investire in questo progetto e analizzare nei minimi dettagli tutte le spese da sostenere, considerando anche possibili “imprevisti”.
In questo articolo cerchiamo proprio di far luce su quali sono i costi che spesso gli imprenditori o i responsabili ICT tralasciano di preventivare.
In realtà definire il BUDGET è tra le cose più difficili da fare quando si vuole cambiare il gestionale per 3 motivi sostanziali:
- Perché la materia è molto nebulosa non sempre alla portata del know-how di chi deve prendere le decisioni.
- Perché spesso non si considerano tutti i costi che possono concorrere a definire economicamente il progetto.
- Perché molti di questi costi possono assumere dimensioni estremamente variabili concorrendo a far lievitare a dismisura i costi complessivi del progetto ERP.
Il problema è che, se succede questo, spesso ce ne accorgiamo quando è troppo tardi ovvero, quando il progetto è avviato o, addirittura quando è vicino alle fasi conclusive, prossime al GO-LIVE.
Come fare affinché i costi di un progetto ERP rimangano sotto controllo?
Per prima cosa dobbiamo cercare di capire quali sono gli ELEMENTI di COSTO distinguendo fra fissi e variabili e, cercando di far emergere tutti i costi, soprattutto quelli nascosti, ovvero quelli che normalmente sfuggono ai più ma che possono riservare brutte sorprese facendo lievitare i costi in maniera inaspettata sforando il budget preventivato.
La SOFTWARE SELECTION ERP
Il processo di selezione di un nuovo ERP è la fase più delicata dell’intero progetto e ovviamente ha dei costi nascosti che molti sottovalutano. Se intraprendi questa attività in autonomia è necessario considerare il costo della risorsa interna che per tutta la durata del progetto si occuperà di raccogliere informazioni sulle potenziali soluzioni, prenderà i contatti con i fornitori, farà un’analisi interna.
Se invece ti affidi ad un professionista esterno dovrai considerare il costo per la sua consulenza.
Generalmente gli elementi da valutare nel processo di software selection ERP sono diversi e sintetizzati in questa grafica:
Una cosa che in questa lista manca è la definizione del BUDGET di SPESA, che è poi anche l’obiettivo di questo articolo.
In realtà definire il budget è probabilmente una delle cose più difficili in una software selection, fondamentalmente per 3 motivi:
- perché la materia è molto nebulosa, non sempre alla portata del know-how di chi deve prendere le decisioni;
- perché spesso non si prendono in considerazione tutti i costi che possono concorrere a definire economicamente il progetto;
- perché molti di questi costi possono assumere dimensioni estremamente variabili concorrendo a far lievitare a dismisura i costi complessivi di un progetto ERP.
Quali sono gli ELEMENTI di COSTO di un PROGETTO ERP?
Le VOCI di COSTO che dobbiamo prendere in considerazione quando valutiamo economicamente un PROGETTO ERP sono fondamentalmente di 4 TIPI:
1. LICENZE SOFTWARE
Sono i costi relativi all’acquisto o all’uso del Software ERP ovvero:
- Costo di LICENZA D’USO del software ERP se venduto in modalità On-Premise (nei Server aziendali interni)
oppure
- CANONE CLOUD se il software ERP è venduto in modalità Saas Software-As-A-Service attraverso un provider in Cloud (Esempio Office 365)
2. COSTI di INFRASTRUTTURA
Sono i costi che si devono sostenere per adeguare le proprie infrastrutture Hardware e Software, locali o Cloud, ad accogliere e a far “girare” il nuovo software in funzione delle criticità operative e degli utenti.
Fra questi potrebbero essere oggetto di acquisto, up-grading e/o sostituzione:
- Server e Client
- Dispositivi storage
- Infrastruttura di rete (Network)
- Up-grade di Banda (connettività)
- Sistemi Operativi
- Data Base necessario per gestire i dati dell’ERP
- Altro hardware o software di base (Es. Office, dispositivi Mobile etc.)
3. SERVIZI
Sono i costi relativi ai SERVIZI necessari per portare a compimento il progetto. Tra questi sono sicuramente da valutare:
- ANALISI As Is e To be necessaria a focalizzare processi, stakeholder, eventuali personalizzazioni e parametrizzazioni, fasi e tempistiche di progetto;
- Servizi sistemistici necessari ad installare e configurare il software di base, il DataBase e l’Application ERP standard (sia in modalità On-Premise che in Cloud);
- Servizi sistemistici necessari a MIGRARE i dati in modalità provvisoria sul nuovo DB;
- Servizi per PARAMETRIZZARE il sistema in base all’analisi iniziale;
- Attività di SVILUPPO delle PERSONALIZZAZIONI e della REPORTISTICA;
- Definizione delle POLICY di ACCESSO al sistema in base alle mansioni degli utenti:
- Creazione di un MODELLO OPERATIVO sulla base dei punti precedenti:
- Attività di TEST/COLLAUDO sul modello operativo su base dati provvisoria;
- FORMAZIONE agli stakeholder – qui non basta considerare solo i costi vivi dei consulenti ma anche il tempo che le risorse interne devono dedicare a questa attività non produttiva;
- Migrazione dei dati in definitivo;
- GO-LIVE: switch dal vecchio al nuovo sistema;
- Servizi di supporto e affiancamento POST GO-LIVE;
Ai costi sopra elencati vanno aggiunte tutte le riunioni tra i rispettivi Capi Progetto e la Direzione per verificare lo Stato Avanzamento lavori in merito ad aderenza ai requisiti richiesti e rispetto delle tempistiche di progetto.
4. AGGIORNAMENTO e ASSISTENZA
Sono i costi che da sostenere dopo il Go-Live per tenere aggiornato il software ERP in base a nuove normative e migliorie del software stesso, minor e major releases, rilasciate dal produttore.
- Canone di aggiornamento nuove releases e variazioni di legge*
- Canone di assistenza HELP-DESK per interventi via teleassistenza
- Costi per interventi di consulenti e sistemisti per attività On-Site che possono comprendere:
– Analisi per personalizzazioni e nuove procedure;
– Installazione e test procedure e personalizzazioni;
– formazione integrativa al personale;
– Installazione ed integrazione di nuove releases del software;
– Eventuale allineamento delle personalizzazioni esistenti a nuove releases.
*Attenzione: NON TUTTE le variazioni legislative e fiscali vengono incluse nei canoni dai produttori.
Questo può dipendere dalla politica del produttore stesso in base al fatto che l’introduzione di una nuova norma comporti la modifica di un modulo già presente nel software oppure si renda necessario creare nuove procedure.
Il caso più evidente è stato recentemente l’introduzione della fattura elettronica che ha comportato, praticamente per tutte le aziende, dei costi aggiuntivi per l’acquisizione delle licenze o per l’utilizzo di nuovi servizi in cloud.
Quali sono quindi i COSTI NASCOSTI di un PROGETTO ERP?
In base a tutto quello che abbiamo detto finora forse hai realizzato che cambiare un SISTEMA ERP in una PMI ma, anche in una media azienda, non comporta solo l’acquisto di mere licenze software.
Spesso i costi che, possiamo definire non propriamente “accessori” e che riguardano in particolare i servizi, vengono sottovalutati o addirittura non stimati in fase di software selection ma che, nella maggior parte dei casi, possono eguagliare se non addirittura superare di molto i costi vivi delle licenze software.
È bene quindi inserire nei parametri di valutazione di un progetto ERP una stima il più possibile vicina a quello che potrebbe essere l’ammontare complessivo dei servizi, almeno fino alla fase di Go-Live e subito successiva.
È importante quindi distinguere, fin dalle prime fasi di analisi di dettaglio, per ogni processo aziendale un “range” di costi per tempi minimi e tempi massimi, sia per i consulenti che per le risorse interne in modo tale da non avere brutte sorprese e incorrere in sforamenti di budget.