DEVI CAMBIARE IL SOFTWARE GESTIONALE E NON SAI DA DOVE PARTIRE?
Quando nelle aziende si comincia a parlare di cambiare il software gestionale è sempre motivo di discussione accesa tra i sostenitori del cambiamento e i conservatori.
Le motivazioni che gettano acqua sul fuoco dell’innovazione tecnologica derivano spesso da brutte esperienze passate dovute principalmente a:
I principali FATTORI di FALLIMENTO di UN PROGETTO ERP
- Mancanza di un documento di analisi e mappatura dei processi
- Migrazioni dati approssimative e non mappate
- Difficoltà a replicare le personalizzazioni
- Resistenza al cambiamento dei Key User ovvero i principali utilizzatori
- Scelta di partner poco preparati a supportare i progetti
- Software tecnologicamente già superati all’acquisto o in End of Life
- Software artigianali poco diffusi prodotti da piccole software house
Cambiare un gestionale non è mai da prendere alla leggera perché, una scelta sbagliata può impattare fortemente sull’azienda precludendo o limitando fortemente i processi interni, operativi e logistici causando INEFFICIENZE e RIDONDANZE OPERATIVE inutili fornendo l’alibi ai detrattori dell’innovazione a dribblare i processi ostici.
…INOLTRE E’ DIFFICILE TORNARE INDIETRO!
Spesso la SCELTA della SOLUZIONE viene demandata al personale interno all’azienda o allo stesso imprenditore che, vuoi per mancanza di cultura in materia o di tempo, ha un approccio al problema del tipo:
- “Prendiamo lo stesso software ERP che ha preso la PIPPO Company che è del nostro stesso settore”
oppure
- “Ho un amico/parente informatico, sentiamo da lui – il classico CUGGINO”
- “Affidiamoci al nostro fornitore storico perché conosce le nostre esigenze”
NO! Direi che siamo un pò fuori strada!
Certo, siamo d’accordo sul fatto che conoscere l’esperienza di altre aziende che hanno già fatto il grande passo è importante anzi, fondamentale ma, non ci si può basare solo su quello.
Aziende che fanno il nostro stesso lavoro non necessariamente gestiscono i processi nello stesso modo!
Senza pensare al fatto che, magari la persona con cui parli è la stessa che ha curato la Software Selection e che difficilmente evidenzierà i lati negativi.
Il tuo FORNITORE STORICO potrebbe non disporre della soluzione giusta per te, soprattutto se le tue esigenze sono cambiate, e sarebbe costretto a fare COSTOSE PERSONALIZZAZIONI che ti porterebbe FUORI STANDARD, con conseguenti PROBLEMI di AGGIORNAMENTO e MANUTENZIONE.
ATTENZIONE se la SOFTWARE HOUSE a due passi da te ti dice: “Hai bisogno di questo? Non c’è problema te lo facciamo come vuoi tu!”
Finchè si tratta di piccole personalizzazioni non è un problema ma pensaci bene prima di impantanarti con interventi strutturali pesanti e fuori standard che comportino la modifica dei CODICI SORGENTE.
QUINDI COSA FARE?
Meglio sempre cercare soluzioni già PRONTE e COLLAUDATE dotate di piattaforme di sviluppo (Framework) agili e snelle che intervengono sullo strato superiore del codice con semplici PARAMETRIZZAZIONI.
Di seguito abbiamo redatto una pratica GUIDA alla SOFTWARE SELECTION, utile per sapere QUALI PASSI compiere per non sbagliare:
SOFTWARE SELECTION: i 10 PASSI fondamentali
La scelta di un pacchetto, in particolare un software gestionale o un ERP impatta fortemente su tutte le aree ed i processi dell’azienda coinvolgendo le risorse interne; dall’amministrazione all’area ciclo attivo/passivo e commerciale, dal magazzino e produzione alla logistica fino all‘ufficio tecnico.
I 10 STEP di una SOFTWARE SELECTION si possono suddividere in due Macro Fasi:
A) Un’ANALISI INTERNA da condurre con le risorse aziendali o KEY USERS (i depositari di uno specifico processo)
B) Una VALUTAZIONE con i papabili fornitori delle soluzioni.
FASE A: ANALISI INTERNA
1. Analisi dei MOTIVI che inducono a cambiare il software
2. Individuazione delle AREE, dei PROCESSI CRITICI e dei KEY USERS coinvolti.
3. Situazione AS IS (stato attuale) e definizione del TO BE (come deve essere)
4. Definizione del BUDGET di spesa
5. Stesura e condivisione del DOCUMENTO RIEPILOGATIVO da utilizzare anche come Requirement List per la successiva verifica della soddisfazione dei requisiti.
FASE B: VALUTAZIONE delle SOLUZIONI
6. Individuazione delle SOLUZIONI e dei FORNITORI/PARTNER da coinvolgere nella selezione (meglio non più di tre)
7. Uno o più incontri di pre-sales con ciascun fornitore per la VALUTAZIONE TECNICO/FUNZIONALE e la VERIFICA della REQUIREMENTS LIST con gli elementiemersi nell’analisi TO-BE.
8. Eventuale richiesta, se le condizioni lo richiedono, di un MODELLO o PROTOTIPO CUSTOMIZZATO
9. Richiesta e/o valutazione di REFERENZE nel settore
10. Composizione e richiesta di un’OFFERTA ECONOMICA MIRATA
Il modello sopra riportato è un esempio non vincolante, le cui fasi descritte possono essere facilmente ampliate o ridotte in funzione della complessità, delle dimensioni del progetto e dell’azienda ma, anche in funzione della tipologia di software; Gestionale o ERP, CRM o DMS, MRP, MES o PDM.
Un ultimo consiglio è quello di farsi supportare in queste attività da un consulente esterno che, anche se sicuramente avrà delle preferenze più o meno oggettive su alcune soluzioni, potrà comunque aiutarti nelle INTERVISTE ai KeyUsers, nella redazione dei documenti finali di analisi e rendicontazione, fornendo una visione più o meno ampia dettata dalle esperienze in altre realtà aziendali.
L’investimento in consulenza, in questo caso sarebbe ripagato dal RISPARMIO di TEMPO in queste attività e dal valore aggiunto che un esperto ti può dare su una materia così tecnica e spesso incomprensibile ai non addetti
