Sei una PMI che intende intraprendere un percorso di CRESCITA magari per VENDERE all’ESTERO? Allora questo articolo ti può dare degli ottimi spunti….
La GESTIONE dell’IMPRESA con l’obiettivo della CRESCITA deve necessariamente partire da una conoscenza approfondita dell’azienda che si può ottenere solo mediante un’attenta analisi che non può prescindere dal CONTROLLO di GESTIONE e dalla CONTABILITÀ ANALITICA.
I DATI che puoi ottenere da un buon Controllo di Gestione costituiscono la BASE ESSENZIALE per completare il QUADRO dell’AZIENDA andando ad integrare altre ANALISI su strategie commerciali e marketing quali ad esempio il MODELLO di BUSINESS, con strumenti quali il BUSINESS MODEL CANVAS, OCEANO BLU eccetera…
QUALI sono le FASI PRINCIPALI del CONTROLLO di GESTIONE?
- La formulazione di OBIETTIVI e PROGRAMMI di breve/medio periodo
- La MISURAZIONE SISTEMATICA dei risultati conseguiti
- L’analisi degli SCOSTAMENTI (confronto degli obiettivi con i risultati)
- Le AZIONI CORRETTIVE a cui corrispondono altrettanti STRUMENTI a disposizione dell’impresa
- La CONTABILITÀ ANALITICA
- La definizione dei BUDGET di COSTO e di VENDITA
- La CONTABILITÀ GENERALE e il BILANCIO D’ESERCIZIO
- Un’adeguata REPORTISTICA attraverso la BUSINESS INTELLIGENCE
Sviluppare un MODELLO di BUSINESS senza partire da un buon CONTROLLO di GESTIONE sarebbe un po’ come partire per la VENDEE GLOBE SENZA una ROTTA DETTAGLIATA e senza un CHECK di ATTREZZATURE e CAMBUSA!
….avresti poche chances di andare lontano e tantomeno di vincere!
QUALI STRUMENTI ti servono per fare un CONTROLLO GESTIONE efficace?
La CONTABILITÀ ANALITICA
Per fare un buon CDG hai bisogno analizzare tutti gli aspetti del tuo business a partire dal SISTEMA PRODUTTIVO e LOGISTICO fino al SETTORE COMMERCIALE e AMMINISTRATIVO.
La CONTABILITÀ ANALITICA è alimentata dalla CONTABILITÀ GENERALE ed è comodo averle tutte e due integrate nello STESSO SISTEMA ERP per non avere dati ridondanti ed evitare doppie inputazioni
Il PRIMO PASSO è quello di definire i CENTRI di COSTO e di RICAVO che tengano conto dei PIANI d’INVESTIMENTO.
Il RISULTATO di questi raggruppamenti sarà un minuzioso SCORPORO delle attività aziendali in tutte le loro COMPONENTI di REDDITO e di COSTO ottenendo dei DATI AGGREGATI utili per definire come sono composti.
La BUSINESS INTELLIGENCE
Estremamente utile, come STRUMENTO di ANALISI, sarà sicuramente la BUSINESS INTELLIGENCE che, in maniera dinamica e immediata, consente di fare RAFFRONTI, ANALISI COMPARATIVE e SINTETIZZARE i DATI sotto forma di COMODI ed intuitivi GRAFICI, in funzione degli OBIETTIVI, dei BUDGET e dei KPI (Indicatori di Performance) che hai impostato.
Descriviamo adesso i 3 ELEMENTI che sono alla base del CONTROLLO di GESTIONE:
1. La CONTABILITÀ ANALITICA: la tua MAPPA dei COSTI e dei RICAVI
La CONTABILITÀ GENERALE è OBBLIGATORIA per legge e va tenuta secondo criteri standard col metodo della partita doppia.
Il BILANCIO che si ricava dalla Contabilità Generale è in realtà una sintesi della stessa.
Partendo dal bilancio si possono poi ottenere ulteriori informazioni riguardanti lo STATO ECONOMICO, FINANZIARIO e PATRIMONIALE dell’impresa attraverso il calcolo di INDICI E FLUSSI e tutto rientra nell’attività di ANALISI di BILANCIO.
Purtroppo la sola ANALISI di BILANCIO non è sufficiente per testare la REDDITIVITÀ di SINGOLI REPARTI PRODUTTIVI, COMMERCIALI, LOGISTICI ma, anche COMMESSE, PRODOTTI o LINEE di PRODOTTO/SERVIZIO conoscerne i COSTI FISSI, il costo delle MATERIE PRIME, i COSTI di TRASPORTO etc.
Per ottenere queste informazioni ci viene in aiuto la CONTABILITÀ ANALITICA o INDUSTRIALE che, usando in maggior parte i dati della contabilità generale e anche altri dati, consente di approfondire i dati del Bilancio fornendo all’imprenditore un QUADRO INFORMATIVO più COMPLETO, necessario per intraprendere AZIONI e STRATEGIE.
DIFFERENZE fra CONTABILITÀ GENERALE e CONTABILITÀ ANALITICA
- La CONTABILITÀ GENERALE rileva i fatti amministrativi fra l’AZIENDA e l’ESTERNO
- La CONTABILITÀ ANALITICA rileva FATTI e SITUAZIONI INTERNE all’AZIENDA
- È chiaro che senza la Contabilità Generale non ci può essere Contabilità Analitica ma, non è vero il contrario.
- La Contabilità Analitica NON è OBBLIGATORIA ma è ormai INDISPENSABILE per permettere a manager ed imprenditori di PRENDERE DECISIONI.
- A differenza della Contabilità Generale, nell’Analitica NON è strettamente necessario adottare il metodo della PARTITA DOPPIA.
- La Contabilità Analitica rileva anche DATI EXTRACONTABILI e/o PREVISIONALI come ad esempio Ordini, fatture da emettere, mutui, stipendi etc
La Contabilità Analitica per essere EFFICACE deve essere AGGIORNATA e TEMPESTIVA.
È assolutamente INUTILE rilevare un eccesso di costo in un determinato reparto dopo 6/12 mesi ..POTREBBE ESSERE TROPPO TARDI!
In generale riteniamo che un BUON CONTROLLO di GESTIONE per essere EFFICACE, NON deve superare una PERIODICITÀ TRIMESTRALE …meglio se MENSILE!
Oltre a monitorare costi e ricavi, la contabilità analitica è uno strumento in grado di fornire dati utili e aiutare la direzione nella determinazione degli OBIETTIVI da raggiungere e nella determinazione dei BUDGET, a cui dedicheremo un articolo a parte.
Non si limita quindi a fornire un’analisi statica bensì in CHIAVE EVOLUTIVA e PREVENTIVA.
La CONTABILITÀ ANALITICA PUÒ e DEVE essere SEMPLICE!
Pianificazione e controllo di gestione
Non è necessario complicare troppo le cose stabilendo decine e decine di CRITERI e DRIVER di RIBALTAMENTO dei COSTI o un numero eccessivo di CENTRI di RIPARTO dei COSTI/RICAVI che potrebbero confondere le idee a chi manualmente imputa le registrazioni.
Inizialmente basterebbe impostare nelle registrazioni contabili alcuni PARAMETRI chiamati DRIVER di RIBALTAMENTO che permettono di RIPARTIRE i COSTI secondo criteri predefiniti per ottenere un primo efficace livello di Contabilità Analitica da ampliare poi secondo necessità.
2. ANALISI dei FLUSSI FINANZIARI: il CASH FLOW
Attraverso l’analisi dei FLUSSI FINANZIARI si possono evidenziare i DISAVANZI fra INCASSI ed ESBORSI per periodi anche previsionali.
ESEMPIO:
Se il risultato economico della tua azienda, evidenziato dall’ANALISI di BILANCIO derivante dalla Contabilità Generale, dovesse essere NEGATIVO, si renderà necessario entrare nel dettaglio per VARIARE la STRATEGIA.
In una PMI è difficile contenere le proprie perdite in attesa di un miglioramento del mercato.
E’ necessario intervenire fin da subito per ADEGUARE le ASPETTATIVE di PROFITTO e quindi gli INVESTIMENTI e le SPESE.
L’alternativa sarebbe quella di rifinanziare l’azienda con capitali propri per coprire i buchi ma, questo è consigliabile solo se il periodo di crisi è prevedibile nei tempi e nell’entità ma, la strada più realistica è sicuramente il CONTENIMENTO dei COSTI.
DOVE INTERVENIRE?
E’ qui che entra in gioco la CONTABILITÀ ANALITICA, che abbiamo già descritto, attraverso la quale possiamo capire DOVE e COME vengono generati i COSTI e i RICAVI.
CALCOLARE la REDDITIVITÀ in una PMI
In questa fase è necessario:
- Individuare i CENTRI di COSTO (Produttivi, ausiliari e costi generali)
- Stabilire i CRITERI di RIPARTIZIONE dei COSTI sui centri di costo distinguendo fra Produttivi, Ausiliari e Generali
In questo modo è possibile stabilire la PERFORMANCE di un determinato REPARTO determinando il VALORE delle RISORSE consumate in relazione ai CENTRI di COSTO.
3. ANALISI e REPORTISTICA con la BI
L’ultimo ELEMENTO, ma non certo in ordine d’importanza, è quello che riguarda l’ANALISI e la MISURAZIONE dei RISULTATI.
Non c’è Controllo di Gestione se non c’è a valle una COSTANTE e PUNTUALE ANALISI dei RISULTATI in relazione alle aspettative ed ai KPI (Key Performance Indicator) che ci si è prefissati.
Per una corretta analisi si dovrà procedere al CALCOLO degli SCOSTAMENTI rispetto al raggiungimento degli obiettivi prestabiliti derivanti dalla DIFFERENZA fra il RISULTATO EFFETTIVO della gestione e i BUDGET.
Dall’analisi emergeranno le possibili CAUSE di SCOSTAMENTO che dovranno scatenare le opportune AZIONI CORRETTIVE.
Uno STRUMENTO ECCEZIONALE per non perdersi nei numeri ed ottenere delle ANALISI MIRATE e DINAMICHE è sicuramente la BUSINESS INTELLIGENCE.
Con la BI, i dati possono assumere PIÙ DIMENSIONI e possono essere messi in RELAZIONE gli uni agli altri in maniera diretta anche dall’utente meno esperto, senza dover compiere rielaborazioni complicate ogni volta che si decide di cambiare un parametro.
Il tutto corredato da GRAFICI e CRUSCOTTI molto più IMMEDIATI ed INTUITIVI delle classiche e pesanti TABELLE piene zeppe di numeri.
