La Gestione della Logistica e del Magazzino: da dove partire?

In questo articolo ti forniremo alcune linee guide utili per sviluppare un processo di gestione della logistica e del Magazzino performante e redditizio.

Partiamo con la premessa che gestire il magazzino è sempre stato il “tallone d’Achille” di molte aziende, soprattutto quelle Italiane che, essendo al 98% composte da piccole e medie imprese, non si sono mai strutturate per gestire i processi di magazzino con tecnologie e metodi automatici.

Questo anche perché è opinione diffusa che, gestire correttamente il magazzino sia un costo difficilmente compensabile dalle economie che ne possono derivare.

Studi recenti hanno rilevato che, mediamente i costi della distribuzione incidono circa il 8,3% del fatturato e, nell’ambito di questi, l’ammontare dei costi del solo magazzino prodotti finiti vale c.ca il 2% del fatturato.

E’ bene specificare che le aziende di piccole e medie dimensioni hanno un’incidenza di costo più alta rispetto ai valori medi e per questo motivo devono essere molto più attente alla gestione del magazzino rispetto alle imprese di grandi dimensioni che, in genere, godono di benefici correlati sia alle economie di scala sia alle maggiori risorse disponibili (economiche, tecnologiche e manageriali).

L’organizzazione e gli strumenti a supporto delle PMI sono spesso insufficienti per avere un pieno controllo della situazione del magazzino, limitando le possibilità di avere informazioni attendibili ed aggiornate in merito a:

  • Giacenza
  • Disponibilità
  • Costi di acquisto
  • Fornitori

Altre problematiche sempre legate al magazzino sono la movimentazione sia in entrata che in uscita delle materie prime e dei prodotti finiti che rientrano però nella Logistica definita anche dall’acronimo WMS (Warehouse Management System):

  • Identificazione
  • Posizionamento

Gestire bene un magazzino non vuol dire solo avere sotto controllo tutti questi indicatori, ma significa anche ridurre l’impatto sulla capacità organizzativa e aumentare la qualità dei servizi.

C’è anche da dire che non tutti i magazzini sono uguali, ognuno ha le sue PECULIARITA’ e CRITICITA’, soprattutto in termini di tipologia e quantità di prodotti o materie prime da gestire, strutture fisiche e organizzative, problematiche gestionali e infrastrutturali, che possono sembrare scontate ma capaci di compromettere seriamente l’efficienza e la qualità della Logistica di magazzino.

Le 8 CRITICITÀ TIPICHE della LOGISTICA DI MAGAZZINO

  1. POSIZIONAMENTO: spesso il materiale è disposto in modo non razionale, senza tenere in considerazione la velocità di rotazione logistica, con poco ordine o pulizia e non ottimizzando al meglio gli spazi disponibili;
  2. PERCORSI di PRELIEVO: non viene tenuto conto della logistica di movimentazione dei mezzi con dispersione di tempo e utilizzo smodato delle risorse con conseguenti aumenti di costi in energia e manutenzione dei mezzi;
  3. RINTRACCIABILITÀ: la dislocazione del materiale non segue una mappatura ben precisa che obbliga gli operatori a inutili e dispersive operazioni di ricerca;
  4. QUALITÀ DEL SERVIZIO: il livello di servizio non è adeguato agli standard richiesti dal mercato, creando insoddisfazioni del cliente e inefficienze nel tentativo di soddisfare le richieste;
  5. MANCANZA DI PROCEDURE STANDARD: non esistono standardizzazioni delle procedure lasciando agli operatori la libertà di svolgere le funzioni in diverse modalità, ognuno in base alla propria esperienza limitando anche l’intercambiabilità degli stessi;
  6. INVENTARIO INCOGRUENTE: le differenze inventariali e la situazione non aggiornata a livello di GIACENZE creano notevoli CRITICITÀ di GESTIONE e abbassano il livello di servizio;
  7. ACCUMULI di MATERIALI: materiali abbandonati nelle aree di magazzino destinate alle attività operative e alla movimentazione causano inefficienze nello svolgimento delle attività;
  8. MANCANZA DATI STATISTICI: che consentano di monitorare prestazioni ed efficienza dei processi.


I 5 STEP FONDAMENTALI

Per avviare un corretto processo di sviluppo della logistica di magazzino non devono mai mancare 5 STEP fondamentali:

  1. Definire una STRATEGIA sulla base di precisi OBIETTIVI;
  2. Approntare un PROGETTO sia a livello di STRUTTURA che di ORGANIZZAZIONE del sistema logistico, sulla base della strategia di sviluppo definita;
  3. Definire degli indicatori di performance KPI
  4. VERIFICARE costantemente il processo logistico in termini qualitativi
  5. Valutare eventuali processi da TERZIARIZZARE

GLI ELEMENTI ORGANIZZATIVI FONDAMENTALI

Nello svolgimento di ogni singolo STEP è necessario sempre tenere in considerazione come riferimento gli elementi organizzativi fondamentali per l’ottimizzazione della logistica di magazzino:

  1. RAZIONALIZZARE lo STOCCAGGIO dei materiali con criteri tenendo conto degli indici di rotazione e sulla coerenza tra sistemi di stoccaggio e articoli/servizi gestiti, mantenendo ordine e pulizia.
  2. Ottimizzare i percorsi di prelievo rendendo agevole la viabilità di mezzi e uomini e predisponendo delle LISTE di PRELIEVO (Picking List) opportunamente studiate per evitare dispersioni inutili di tempo.
  3. Rendere disponibili le informazioni per la tracciabilità, ad esempio MAPPANDO il MAGAZZINO, inserendo le caratteristiche degli articoli come il CODICE PRODOTTO e il BAR-CODE, il LOTTO, la MATRICOLA, la DATA di SCADENZA etc. Da un po’ di tempo sono sempre più utilizzate tecnologie come l’RFID che consente il tracciamento del prodotto attraverso una trasmissione in Radio Frequenza WI-FI.
  4. Stabilire quale LIVELLO e QUALITA’ di SERVIZIO si vuole raggiungere in base alle richieste dei clienti e adeguare il sistema logistico in funzione degli obiettivi.
  5. Introdurre METODOLOGIE OPERATIVE il più possibile standardizzate ma flessibili in modo tale da inquadrare il lavoro individuando le Best Practices che garantiscono il giusto equilibrio tra servizio, costo, sicurezza.
  6. Gestire gli accumuli, SINCRONIZZANDO I FLUSSI, gestendo i colli di bottiglia e programmando le attività.
  7. Gestire in maniera puntuale ed aggiornata le giacenze, semplificando le operazioni di INVENTARIO e cercando di eliminare progressivamente la cause che generano le incongruenze.
  8. Adottare sistemi di REPORTISTICA dei dati ed analizzare Kpi di performance sui principali indicatori statistici.


In sintesi, una logistica di magazzino sviluppata, avendo come punti di riferimento gli elementi organizzativi fondamentali, potrà raggiungere prestazioni ottimali, in linea con le esigenze del cliente – ovvero il livello di servizio – e dell’azienda – ovvero EFFICIENZASICUREZZA.

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