I Fornitori delle Pubbliche Amministrazioni che operano in Emilia Romagna dovranno attrezzarsi informaticamente per inviare DDT e ricevere ORDINI in formato elettronico
Con l’entrata a regime della FATTURA ELETTRONICA, le aziende della Pubblica Amministrazione e i loro fornitori completano il 1° STEP verso la DEMATERIALIZZAZIONE dei documenti.
Ora si passa alla 2^ FASE, che prevede l’estensione del processo agli altri documenti che compongono il ciclo passivo delle PA ovvero DDT e ORDINI.
A) LE DATE:
B) IL CICLO ATTUALE tra Privati e PA
Vediamo nella INFOGRAFICA come attualmente viene gestito il ciclo completo partendo dall’ORDINE secondo le regole che riguardano i CONTRATTI già definite nel 1° STEP della DEMATERIALIZZAZIONE, fino alla regolarizzazione della FATTURA PA.
A questo punto, l’Ente Pubblico deve fare delle verifiche sulla fattura e sulla regolare esecuzione della fornitura o servizio.
Puntando l’attenzione solo sulla verifica formale, in questa fase occorre controllare che i dati inseriti nella fattura siano corretti e completi.
Per procedere al pagamento, occorre inoltre accertarsi che l’impresa sia in regola con i pagamenti dei contributi INPS e INAIL, attraverso il DURC (Documento Unico di Regolarità Contributiva): fino a poco tempo fa, questa verifica implicava l’invio di una richiesta attraverso un portale online, a cui seguiva una risposta differita di circa 15/30gg tramite PEC, con conseguente allungamento delle tempistiche di pagamento.
C) Il CICLO FUTURO tra PRIVATI e PA
Di seguito vi riportiamo un estratto del documento “Linee Guida Ordini e Documenti di trasporto PEPPOL in Emilia-Romagna” pubblicato il 16/09/2016 sul sito della Regione Emilia Romagna/Intercert:
“Il processo di dematerializzazione ordini e documenti di trasporto avviato con la DGR 287/2015 è volto a realizzare la completa digitalizzazione del flusso documentale connesso alle fasi di esecuzione contrattuale del ciclo passivo degli acquisti.
Con ciò si intende mirare al fatto che gli ORDINI ELETTRONICI e DDT ELETTRONICI sostituiscano interamente i documenti in forma cartacea anche ai fini fiscali, assolvendo anche agli obblighi in tema di conservazione attraverso l’integrazione tra NoTI-ER ed il sistema Parer (Polo Archivistico Regionale).
Il processo prevede che tra cliente e fornitore non vi sia una comunicazione diretta, ma intermediata da due Access Point (intermediario del cliente e intermediario del fornitore).”
Il Layout illustra graficamente come sarà l’intero processo dall’ORDINE alla FATTURA passando per il DOCUMENTO di TRASPORTO che entrerà in vigore dal 31 Gennaio 2017:
Lo stesso documento descrive le linee guida per quel che riguarda:
- Tipologie degli ordini gestiti
- Attivazione nuovo fornitore
- Gestione listini e avvio esecuzione contratto
- Codici articolo, Unità di Misura e confezionamento
- Ordine di farmaci con modulo o farmaci esteri
- Gestione ordini in Conto Visione e ordini in Conto deposito
- Gestione ordini di Kit a componenti predefinite e a componenti variabili (virtuali)
- Gestione ordini scaglionati
- Gestione ordini MEPA
- Modalità di correzione ordini
- Note ordini
- DDT elettronici
- DDT sostanze alcoliche
- Modalità di segnalazione non conformità tra DDT ricevuto e merce ordinata
- Procedure per la continuità operativa
D) GLI ENTI COINVOLTI
IL SISTEMA PEPPOL
La rete PEPPOL (Pan-European Public Procurement On Line) è stata sviluppata nell’ambito del Programma Europeo per l’Innovazione e la Competitività, al fine di offrire agli operatori economici europei la possibilità di gestire in maniera completamente dematerializzata, standardizzata e sicura, lo scambio dei documenti relativi al ciclo passivo.
Lo scopo di PEPPOL è far sparire tutta la carta: ordini, bolle, fatture e in futuro, per favorire la completa dematerializzazione, ci si concentrerà anche sulle offerte e sui cataloghi.
La regione Emilia Romagna, inizialmente, porterà su Peppol solo la documentazione amministrativa quindi ordini, bolle e fatture. Fino al 30 giugno 2016 riguardava solo le Asl e dal 31 Gennaio 2017 TUTTI gli altri Enti Regionali viaggeranno in rete con l’effetto immediato di dematerializzare i documenti amministrativi.
Il secondo obiettivo strategico del progetto è la standardizzazione dei documenti. Con Peppol finalmente si intravede la possibilità di eguagliare ordini, DDT e fatture per tutte le PA.
NoTI-ER ed Intercent-ER
NoTI-ER gestito da Intercent-ER (Agenzia regionale per lo sviluppo dei mercati telematici), rappresenta l’infrastruttura tecnica e organizzativa messa a disposizione delle PA dell’Emilia-Romagna per gestire la dematerializzazione di tutti i documenti del ciclo degli acquisti.
Sarà quindi NoTI-ER che porterà l’ordine sulla rete PEPPOL dove, attraverso un codice identificativo, raggiungerà l’Access Point del destinatario che, una volta prelevato l’ordine, lo girerà al fornitore.
Iter uguale e contrario sarà quello che seguirà il Documento di Trasporto emesso dal fornitore.
CONCLUDENDO
Si parla di DEMATERIALIZZAZIONE da tanto tempo, anzi troppo tempo, sembra che i tempi siano maturati per arrivare a questo obiettivo, complici anche il progresso delle INFRASTRUTTURE che agevolano l’interscambio dati, in primis la Banda Ultralarga, ormai disponibile in buona parte del territorio.
ITER Informatica è pronta a supportare le aziende che hanno bisogno di inserirsi velocemente in questi processi per non perdere il treno dell’Innovazione Digitale e per guadagnare competitività.
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