Dal 1 luglio 2016 con un comunicato dell’Agenzia delle Entrate è partitoil periodo di “SPERIMENTAZIONE” per testare le transazioni commerciali anche tra AZIENDE PRIVATE attraverso la FATTURAZIONE ELETTRONICA.
Il servizio sarà ufficialmente a regime a partire dal 1 gennaio 2017 e, da quella data in poi, le aziende private avranno la possibilità di scegliere se adottare fin da subito il sistema elettronico per inviare e/o per ricevere le fatture in formato elettronico.
CHIARIAMO INNANZITUTTO COS’E’ LA FATTURA ELETTRONICA
La Fattura Elettronica non è una novità, in quanto è già OBBLIGATORIA dal 31 Marzo 2015 per tutte le aziende che operano con la Pubblica Amministrazione.
Si basa su un sistema di interscambio dati chiamato SDI (Sistema Di Interscambio) che consiste nell’invio di un file, contenente i dati della fattura, in un formato speciale tecnicamente chiamato XML.
Flusso del processo di invio e ricezione
Una volta avuta la notifica del buon esito dell’operazione sia l’azienda emittente (chi emette la fattura) che l’azienda/ente ricevente ha l’obbligo di conservare il documento in formato esclusivamente DIGITALE con Firma Elettronica e Marca Temporale per 10 anni.
Ai fini fiscali, per le fatture alla Pubblica Amministrazione, non è quindi riconosciuta l’archiviazione in formato cartaceo.
LE OPZIONE CHE HA A DISPOSIZIONE L’UTENTE PER LA FATTURAZIONE ELETTRONICA
Come per la procedura attualmente in vigore per le PA gli strumenti di cui si può avvalere l’utente per l’invio e la conservazione sono gli stessi, opportunamente predisposti e aggiornati:
SITO del MINISTERO, servizio gratuito: l’utente digita manualmente i dati della fattura nel portale e attende la notifica, negativa o positiva, dell’operazione.
Il sistema però risulta ad oggi abbastanza farraginoso e poco pratico, soprattutto in caso di recupero errori.
Inoltre, non gestisce la CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA che sarebbe comunque a carico dell’utente.
Per accedere al sistema bisogna collegarsi al sito dell’Agenzia delle Entrate e cliccare su “Fatturazione elettronica”. Il sistema richiederà l’autenticazione ai servizi telematici Entratel o Fisconline.
Sul sito dell’Agenzia delle Entrate sono a disposizione le le bozze tecniche con tutte le istruzioni per la fattura elettronica tra privati.
SERVIZI esterni ON-LINE a pagamento: esistono sul mercato molti operatori che forniscono servizi a pagamento via WEB. Indipendentemente dal sistema gestionale che si usa, consentono l’inserimento dei dati o l’invio di file in diversi formati (anche PDF, DOC o XLS etc) direttamente nei loro sistemi.
Queste procedure sono più flessibili e semplici per gli utenti dal punto di vista operativo.
Inoltre prevedono anche la CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA per conto dell’azienda che in questo caso non deve quindi dotarsi di strumenti Software o Hardware interni (es. dispositivi per la firma digitale o la marca temporale, storage, server etc.).
SOFTWARE esterni: molti produttori di software gestionale hanno predisposto dei moduli integrati col software di fatturazione che consentono la generazione automatica del file XML dall’inserimento della fattura ed, in alcuni casi provvedono automaticamente all’invio, alla notifica ed alla CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA semplificando enormemente i passaggi per l’utente.
E’ sicuramente la soluzione più immediata ma, anche probabilmente la più costosa, sopratutto se si devono trattare un numero basso di documenti, in quanto si deve sostenere l’acquisto del modulo software e del canone di manutenzione annuo.
COSA CI GUADAGNO AD ADOTTARE LA FATTURA ELETTRONICA?
Per incentivare l’adozione della fattura elettronica anche fra aziende private, l’Agenzia delle Entrate mette in campo alcune AGEVOLAZIONI ai soggetti che decideranno di aderire di seguito elencate:
- Esonero dalla trasmissione delle comunicazioni delle operazioni BLACKLIST;
- Esonero dalla trasmissione delle transazioni tramite SPESOMETRO;
- Esclusione dalla trasmissione dei modelli INTRASTAT; degli acquisti effettuati da operatori di San Marino; dei contratti stipulati dalle società di leasing;
- Diritto a rimborsi entro 3 mesi successivi alla presentazione della dichiarazione;
- Nessun obbligo di registrare le fatture emesse e gli acquisti nell’apposito registro;
- Esonero dall’obbligo di apposizione del visto di conformità.
- I termini dell’accertamento passano da quattro a tre anni e i controlli potranno essere effettuati da remoto con più libertà per l’azienda
Altro vantaggio interessante sarà sicuramente la possibilità, per chi riceve le fatture in formato elettronico, di caricare automaticamente i dati nei propri sistemi contabili, se predisposti, con risparmi consistenti nelle operazioni di input, maggiore precisione e controllo del dato.
Studi recenti hanno infatti calcolato che il costo complessivo per la produzione, ricezione, registrazione e archiviazione di una fattura analogica va dai 18€uro ai 54€uro suddivisi in un terzo per chi emette e due terzi per chi riceve.
Va da se che anche solo un dimezzamento di questo costo possa produrre notevoli economie.
E SE IL MIO CLIENTE NON VUOLE RICEVERE LE FATTURE IN FORMATO ELETTRONICO?
In effetti non è ancora chiaro se verrà data o meno la possibilità al soggetto destinatario della fattura di riceverla anche in formato analogico tradizionale o PDF.
A tal proposito saranno indicate in un apposito provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate le modalità di consegna delle fatture a quei clienti che NON desiderano ricevere fatture in formato elettronico. Lo stesso provvedimento dovrà chiarire come comportarsi per le fatture ricevute che potranno essere sia elettroniche che cartacee.
Lo stesso provvedimento dovrà chiarire come comportarsi per le fatture ricevute che chiaramente potranno essere sia elettroniche che cartacee; si ipotizza che dovranno essere trasmessi i dati delle fatture ricevute anche in formato analogico.
