Le 7 regole d’oro per gestire il tuo magazzino

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L’importanza del magazzino

I cambiamenti di mercato a livello globale hanno portato a un sostanziale diversificarsi delle strategie di ottimizzazione di tempi e costi. La logistica di magazzino, nel senso più esteso della “supply chain”, è così diventata uno degli elementi strategici nelle attività di ogni impresa.

Una corretta implementazione degli strumenti informatici garantisce una gestione integrata in tempo reale con l’intero ciclo produttivo: ne deriva un miglioramento delle performance dell’impresa e la conseguente creazione valore aziendale.

 

Come costruire una corretta supply chain di magazzino: le 7 regole di base

1° Regola: utilizzo della supply chain in base alle funzioni

Il ruolo chiave della supply chain, ed i relativi aspetti migliorativi, sono direttamente collegati al tipo di funzione che il magazzino sarà chiamato a svolgere.

Possiamo infatti distinguere tre diverse aree:

  1. utenze: che possono a loro volta essere interne come la produzione o i montaggi, o esterne come il retail, le filiali, l’estero e la GDO;
  2. esigenze specifiche di mercato: dove i flussi di magazzino richiedono prima di tutto una rapidità di movimento;
  3. ubicazione nella supply chain: prodotti finiti, materie prime, materiali di consumo.

 

2° Regola: gestire le scorte di magazzino col metodo giusto

La gestione delle scorte di magazzino è uno degli aspetti spesso trascurati  in una fase di analisi, ma che maggiormente influisce sui costi “nascosti” che un’azienda si troverà ad affrontare.

Attraverso l’applicazione di  di metodi di calcolo delle scorte specifici è però possibile trovare soluzioni adeguate a diverse casistiche:

  1. “Just In Time”: metodo utilizzato in particolar modo per gli articoli più costosi e con più basso indice di rotazione, ha il fine di evitare che tali oggetti restino fermi in magazzino e incorrano in rischi di obsolescenza o danni per mancato utilizzo;
  2. A scorta con punto di riordino: metodologia impiegata per gli articoli ad alta rotazione e dal basso costo. Serve ad evitare situazioni di “stock out”, in cui consumi imprevisti e improvvisi rischiano di fermare l’attività produttiva o di evasione degli ordini.
  3. Principio di Pareto: conosciuto anche come “legge 80/20” per cui l’80% degli effetti dipende dal 20% delle cause. L’applicazione di questo principio permette di conoscere gli articoli su cui focalizzare la propria attenzione, classificando gli articoli in base alla loro criticità e definendo le zone di allocazione all’interno del magazzino, ottimizzando così anche il “picking”.

 

3° Regola: gestire il personale addetto al magazzino

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Ogni azienda ha un’organizzazione diversa del proprio magazzino, ma al fine di ottenere benefici tangibili e risultati garantiti è indispensabile:

  • individuare le persone con una maggior attitudine/preparazione allo svolgimento di mansioni in grado di garantire precisione e velocità;
  • garantire una formazione adeguata e continua;
  • responsabilizzare il personale trasmettendo una consapevolezza verso i compiti assegnati e gli eventuali danni economici/strutturali che una mancanza o un ritardo possono comportare;
  • lavorare insieme affinché il personale adibito si senta parte integrante di un meccanismo di squadra;
  • stabilire modelli e istruzioni di facile comprensione in modo da sopperire velocemente ad un’eventuale mancanza di personale per malattia/infortunio/licenziamento. È necessario che un’eventuale nuova risorsa possa apprendere velocemente i meccanismi interni per garantire la dovuta continuità al magazzino;
  • monitorare i tempi di esecuzione per riportarli fedelmente all’interno del software di gestione;
  • dialogare costantemente con colleghi e responsabili per condividere punti di vista e critiche che potrebbero migliorare la sicurezza, ridurre i tempi o semplicemente rendere più agevole lo svolgimento di un’operazione;

 

4° Regola: ottimizzare gli spazi

L’organizzazione del magazzino necessità di una struttura ben ponderata delle aree di lavoro per poter svolgere al meglio la sua funzione.

Fra le principali precauzioni necessarie vi sono infatti quelle di:

  • garantire spazi di manovra che permettano a personale e macchinari di muoversi comodamente e senza pericoli;
  • monitorare costantemente scaffalature e ripiani per garantire la stabilità dello stoccaggio delle merci e degli imballi;
  • dividere il magazzino per zone ben delineate (ricevimento, spedizioni, semilavorati, minuterie, prodotto finito ecc.);
  • assicurarsi che i segnali di sicurezza siano ben visibili e conformi alla legge;
  • contrassegnare tramite l’applicazione di etichette o cartellonistica le varie corsie, i ripiani ed i macchinari esattamente come riportato nel proprio software gestionale;
  • pulire e mettere in ordine costantemente per garantire un ambiente salubre, ordinato e pulito, in modo da ridurre gli eventuali infortuni;
  • garantire continuità e stabilità allo stoccaggio, evitando di stoccare provvisoriamente in posti che non siano quelli preventivamente assegnati ad un determinato prodotto;
  • adottare mezzi di precisione (bilance, calibri ecc.) da integrare con il software gestionale di riferimento;
  • utilizzare mezzi di acquisizione automatici tramite pistole laser, scanner o penne ottiche al fine di evitare un dispendioso spreco di tempo o l’acquisizione di informazioni errate.

 

5° Regola: i mezzi

Assicurarsi che i mezzi, gli utensili e gli attrezzi siano in buono stato d’uso è priorità indispensabile per l’organizzazione del magazzino e la sicurezza del personale specializzato. Si rivela infatti necessario:

  • effettuare regolarmente revisione e manutenzione dei mezzi rispettando i tempi indicati. Sarebbe buona norma riavvicinare i tempi di revisione e manutenzione in caso di mezzi non del tutto nuovi;
  • movimentare le merci con i mezzi consigliati o ritenuti più idonei allo scopo.

 

6° Regola: la gestione dei flussi di magazzino

Inventariare a cadenze regolari e frequenti il magazzino, riportando eventuali differenze, è alquanto scontato ma alcuni accorgimenti possono risultare estremamente utili allo scopo, come:

  • verificare attentamente le quantità e il contenuto prima di firmare l’accettazione della merce consegnata. Incaute accettazioni di consegne non conformi rischiano di arrecare danni che potrebbero ripercuotersi su tutta la supply chain ed essere causa di un danno patrimoniale;
  • assicurarsi che la merce in uscita abbia l’idonea etichettatura, l’imballo più consono ed il relativo documento di trasporto previsto (fattura, DDT ecc.);
  • attenersi scrupolosamente alle comande di lavoro, le quali dovrebbero essere predisposte attraverso l’inserimento di tutte le informazioni atte alla corretta evasione nel minor tempo;
  • coordinare corrieri/trasportatori/spedizionieri secondo il proprio programma lavorativo, la disponibilità di personale interno e degli spazi di lavoro, evitando così picchi o sovrapposizioni.

 

7° Regola: il software di gestione del magazzino

Per garantire la miglior efficienza è necessario utilizzare un software di gestione magazzino che:

  • abbia una struttura modulare con funzioni base, opzionali e moduli di ampliamento;
  • possa essere facilmente parametrizzabile, attraverso una serie di report e statistiche visualizzabili in comodi cruscotti inseriti in dashboard riepilogative e parametrizzabili in pochi secondi;
  • possa essere personalizzato e integrato perfettamente con i processi di logistica di magazzino e con l’ERP aziendale;
  • sia in grado di semplificare e rendere comprensibili i processi e i documenti;
  • garantisca una conoscenza in tempo reale delle disponibilità a stock, in lavorazione o per gestire ordini per il picking e la generazione della packing-list.

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