Whistleblowing: miniguida per adeguarsi al Dlgs 24/2023!

Entro il 17 Dicembre anche le aziende fra i 50 e i 250 dipendenti dovranno adeguarsi alla Direttiva Europea Whistleblowing in base al decreto D.lgs 24/2023, che prevede l’adozione di strumenti idonei alla segnalazione di violazioni di alcuni diritti fondamentali UE. Tale procedura, che è già in uso nelle aziende pubbliche e private che applicano il Modello Organizzativo 231 (codice etico), è conosciuta dagli addetti ai lavori come “Whistleblowing” (segnalazione).

Vediamo in questa miniguida definizioni, scadenze, adempimenti e strumenti da adottare per essere preparati e in regola.

Potrai anche scaricare la mini-guida Zucchetti “My Whistleblowing pdf” nonché le “Linee Guida Whistleblowing ANAC”.

La normativa Whistleblowing Italia in sintesi | Il Dlgs 24 del 10 Marzo 2023

Il D.lgs 24/2023, pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 10 Marzo 2023 recepisce la Direttiva UE 2019/1937 in merito alla protezione delle persone, definiti “Whistleblower” (segnalatori), che denunciano appunto violazioni dei diritti stabiliti nell’Unione.

L’obiettivo principale di questa normativa, che è un passo molto importante per la difesa dei diritti dei lavoratori oltre che per contrastare criminalità organizzata, illeciti amministrativi e finanziari, è quello di stabilire chiaramente le responsabilità, sia del segnalante (whistleblower) che del segnalato (azienda o persona in ambito lavorativo), applicando la massima trasparenza possibile affinché la segnalazione possa avvenire tramite canali protetti che possano garantire la riservatezza, sia di chi segnala sia di chi è oggetto della segnalazione.

WHISTLEBLOWING i soggetti obbligati ad adeguarsi alla Legge Whistleblowing e le SCADENZE

Innanzitutto c’è da premettere che non tutte le aziende private saranno obbligate ad adeguarsi a questa normativa e, tra queste, c’è da fare una distinzione per dimensione prendendo come criterio il numero dei dipendenti.

Di seguito le date di scadenza e le tipologie di organizzazioni che si devono adeguare e attivare un canale di segnalazione:

Dal 15 Luglio 2023

Tutte le aziende nel settore privato con più di 250 dipendenti a prescindere dall’adozione o meno di un Modello Organizzativo ex D.lgs. 231/2001;
Tutti i soggetti del settore pubblico (PA), compresi i soggetti di proprietà o sotto il controllo di tali soggetti, nonché per i Comuni con più di 10.000 abitanti;

Dal 17 Dicembre 2023

Tutte le aziende nel settore privato che abbiano impiegato nell’ultimo anno una media di lavoratori subordinati tra i 50 e i 249, a prescindere dall’adozione o meno di un Modello Organizzativo ex D.lgs. 231/2001.
Adottano i modelli di organizzazione e gestione di cui al decreto legislativo 231/2001, a prescindere dal numero di lavoratori impiegati.

Infografica di sintesi dei soggetti obbligati ad adeguarsi al D.lgs 24/2023 “Whistleblowing Italia”

👥 RUOLI coinvolti nelle procedure Whistleblowing

🗣 SEGNALATORE: Il ruolo di segnalatore o segnalante (Whistleblower), ovvero chi ha facoltà di segnalare un evento attraverso il canale istituito dall’azienda, può essere assunto dalle seguenti figure aziendali o anche esterne all’azienda:

dipendenti ed ex dipendenti;
collaboratori, lavoratori subordinati e autonomi, liberi professionisti ed appartenenti ad altre categorie come volontari, tirocinanti e azionisti.

Nel quadro del whistleblower possono inserirsi anche delle figure cosiddette dei “facilitatori” ossia colleghi, parenti e affetti in pianta stabile che possono affiancare il segnalante nel supportare la sua richiesta, soggetti comunque alle stesse regole cui deve sottostare quest’ultimo.

👤 GESTORE: il ruolo del gestore ovvero, chi ha il compito in azienda di gestire la segnalazione e rapportarsi col segnalatore, può essere assunto tipicamente da: ODV (Organismo di Vigilanza), Hr Manager, HSE Manager, DPO…etc

In CHE MODALITÀ può essere eseguita una segnalazione whistleblowing

Le modalità con cui possono essere eseguite le segnalazioni attraverso le procedure whistle blowing possono essere diverse, anche verbali ma, per essere utilizzate, devono comunque rispettare precise condizioni e possedere determinati requisiti primi fra tutti la garanzia di riservatezza del segnalante e la protezione dei dati.

Whistleblowing procedure di segnalazione

Il D.lgs 24/2023 prevede comunque diverse modalità di segnalazione, alternative fra loro:.

In forma scritta, anche tramite piattaforma informatica, busta chiusa;
In forma orale, attraverso linee telefoniche, sistemi di messaggistica vocale, incontro diretto.

Whistleblowing canale informatico: perché attivare una piattaforma digitale

Il modo più facile e sicuro per attivare un canale di segnalazione interno è utilizzare una piattaforma informatica che disponga di un sistema di protezione dei dati crittografato.

Digitalizzare il canale di segnalazione, attraverso un whistleblowing software dedicato, consente una gestione più flessibile, oltre alla possibilità di tenere traccia di ogni intervento del gestore (chi è preposto in azienda ad accogliere la segnalazione), nonché di gestire la pratica e le sue tempistiche oltre alla data retention, ovvero il tempo massimo entro il quale i dati devono essere cancellati in quanto non più utili alla finalità.

Se, per esempio, si sceglie una modalità tradizionale come un messaggio vocale o la classica busta sigillata, si pone sempre il problema dell’identificazione del segnalante, da cui può nascere un problema pratico, a meno che quest’ultimo non scelga di segnalare in forma “anonima”.

📮Quali CANALI possono essere utilizzati e quando

Abbiamo appena visto le modalità con cui può essere eseguita una segnalazione e adesso vediamo quali mezzi o meglio canali il segnalante può utilizzare e che elenchiamo di seguito:

Interno: canale istituito nell’ambito aziendale;
Esterno ANAC: canale whistleblowing piattaforma esterna messa a disposizione dall’ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione);
Divulgazione pubblica: tramite la stampa, mezzi elettronici o mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone;
Denuncia all’Autorità Giudiziaria o Fiscale.

✋Le ultime due possibilità cui dispone il whistleblower, divulgazione pubblica e Autorità Giudiziaria, non possono essere utilizzate a prescindere, bensì solo in determinate condizioni come, per esempio, se non si ha avuto riscontro utilizzando gli altri canali privilegiati interni ed esterni (ANAC). I casi specifici sono meglio definiti nelle Linee Guida ANAC che puoi scaricare in fondo all’articolo.

Infografica di sintesi dei canali whistleblower utilizzabili

canale-informatico-whistleblowing-piattaforma-anac

QUANDO è possibile utilizzare il Canale Whistleblower ANAC

È il caso di dire che l’istituzione di un canale esterno pubblico che potesse essere utilizzato in particolari condizioni, per le quali non sarebbe possibile utilizzare un canale interno, era auspicato da tutti.

Ci ha pensato l’ANAC con l’implementazione di una infrastruttura che opera sia in modalità digitale, con la piattaforma Global Lyx, sia tramite i suoi uffici che operano sul territorio a cui ci si può rivolgere direttamente.

I segnalanti possono utilizzare la Piattaforma Whistleblower ANAC quando:

non è prevista, nell’ambito del contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto richiesto dalla legge;
la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione potrebbe determinare un rischio di ritorsione;
la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
I segnalanti possono effettuare direttamente una divulgazione pubblica quando:
la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro entro i termini stabiliti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;
la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

(fonte: sito web ANAC)

🗣 COSA può segnalare il Whistleblower

Abbiamo detto che l’obiettivo di questa normativa è quello di difendere i diritti del lavoro e contrastare la corruzione, la criminalità organizzata e l’evasione fiscale.

Appare quindi evidente che non si può usare lo strumento Whistleblowing per qualsiasi cosa come, ad esempio, screzi tra colleghi etc.

Di seguito elenchiamo le tipologie di illeciti che si possono segnalare indicate dal D.lgs 24/2023 ovvero:

Comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato e che consistono in:

illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 231/2001, o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti;
illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali relativi ai seguenti settori: appalti pubblici, servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, sicurezza e conformità dei prodotti, sicurezza dei trasporti, tutela dell’ambiente, radioprotezione e sicurezza nucleare, sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali, salute pubblica, protezione dei consumatori, tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione;
atti od omissioni riguardanti il mercato interno;
atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione.

⚖ Le SANZIONI previste e il ruolo dell’ANAC

L’Autorità Nazionale Anticorruzione ANAC, diventa quindi l’unico soggetto competente a valutare le segnalazioni e l’eventuale applicazione delle sanzioni amministrative sia per quanto concerne il settore pubblico che quello privato.

Di seguito le sanzioni previste per le imprese/enti inadempienti:

da 5.000 a 30.000 euro quando accerta che sono state commesse ritorsioni o quando accerta che la segnalazione è stata ostacolata o che si è tentato di ostacolarla o che è stato violato l’obbligo di riservatezza;
da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che non sono stati istituiti canali di segnalazione, che non sono state adottate procedure per I’effettuazione e la gestione delle segnalazioni oppure che l’adozione di tali procedure non è conforme;
da 500 a 2.500 euro, nel caso in cui venga accertata la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia.

In merito alla conformità della procedura che le aziende devono rispettare, vi è anche quello legato al recepimento della segnalazione e al riscontro della stessa.

Un’azienda che riceve una segnalazione whistleblowing ha 7 giorni di tempo per comunicare al whistleblower l’avvenuto recepimento della segnalazione, ed entro 3 mesi deve anche fornire un riscontro sulla stessa, che potrebbe nel frattempo essere stata archiviata oppure soggetta ad ulteriori indagini.

Per attuare una procedura conforme è praticamente indispensabile dotarsi di un software whistleblowing che possa garantire sempre una comunicazione biunivoca

tra segnalante e gestore della segnalazione, nonché di gestire la tracciabilità, le scadenze e la retention e la sicurezza dei dati.

📌 COSA DEVONO FARE in pratica le aziende per adeguarsi al D.lgs 24/2023 “Whistleblowing”: i 6 PASSI fondamentali

Il Whistleblowing nel settore privato

Le aziende interessate dalla nuova normativa dovranno quindi attuare tutti quei processi necessari richiesti dal Decreto, in particolare dovranno:

Implementare appositi canali di segnalazione interni per consentire di inviare segnalazioni scritte (tramite software che prevedono la crittografia dei dati) o orali (in presenza, tramite hotline o un sistema di segreteria);
individuare il gestore delle segnalazioni (persona o ufficio);
Predisporre la documentazione necessaria alla ricezione e analisi delle segnalazioni;
Predisporre misure per la cancellazione dei dati dopo il decorso del termine di conservazione;
Formare adeguatamente tutta la popolazione aziendale sul Decreto e sulle modalità di segnalazione;
Definire i KPI per l’efficacia.

🤸‍♂️ La SOLUZIONE “My Whistleblowing Zucchetti” per SEMPLIFICARE l’adeguamento.

Abbiamo visto che le modalità e i canali con cui si possono fare le segnalazioni sono diversi, tra cui anche mezzi tradizionali come telefono e cartaceo.

E fino a qui si potrebbe dire, bene…basta che metta un numero di cellulare riservato a disposizione di un dipendente designato a questo compito e sono a posto!

Questo potrebbe non essere sufficiente, in quanto devo sempre essere in grado di garantire 3 FONDAMENTALI CONDIZIONI:

Riservatezza del segnalante e protezione del contenuto della segnalazione tramite strumenti di crittografia in grado di rendere intelligibili i dati – (nel caso di una segnalazione orale, telefonica o cartacea si pone poi il problema di dove e come trascriverla e conservarla);
Gestione degli alert, delle risposte e delle tempistiche, tenendo traccia di tutte le comunicazioni tra il segnalante e il gestore della segnalazione – (tenete presente che sono previsti fino a 50.000 €uro di sanzione in caso di mancata verifica e analisi delle segnalazioni ricevute);
Gestione della retention dei dati, ovvero il rispetto delle tempistiche stabilite per la conservazione e la cancellazione dei dati una volta raggiunti i termini previsti.

Zucchetti, la più grande società Italiana produttrice di software gestionale, offre la soluzione “My Whistleblowing” una piatatforma collaudata, già utilizzata da anni dalle aziende che applicano il D.lgs 231, che consente di ottenere diversi VANTAGGI, meglio descritti nella mini-guida whitepaper My Whistleblower, tra cui:

Semplicità d’uso • Accessibilità da qualunque dispositivo • Garanzia di riservatezza e anonimato • Possibilità di reportistica • Chat privata gestori segnalazione • Strong authentication • Smistamento automatico delle segnalazioni • Segnalante sempre protetto • Conformità al GDPR • Data Retention • Sistema di accesso granulare

Scarica la Miniguida My Whistleblowing Zucchetti in Pdf

Scarica le Linee Guida ANAC Whistleblowing Dlgs 24/2023 Pdf

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