Fai ancora RAPPORTINI su CARTA? 4 ERRORI che puoi evitare se usi una APP mobile


Usi ancora i moduli cartacei per i tuoi RAPPORTINI D’INTERVENTO? Ecco i 4 errori tipici in cui potresti incorrere senza un’APP Mobile che ti supporta


Che la tua sia una grande azienda o una PMI, con attività di assistenza esterne, questi 4 errori possono penalizzare fortemente il tuo lavoro. Scopri quali sono per cercare di evitarli.

Gli errori che prenderemo in esame possono risultare quasi banali, ma ti assicuriamo che sono ancora molte le aziende ed i professionisti che incorrono in queste mancanze, penalizzando notevolmente il proprio lavoro.

Ognuno di questi errori comporta costi ed inefficienze : scrivere su carta comporta, in un mondo sempre più digitalizzato, dei rischi troppo spesso sottovalutati.

Ecco perché le aziende più competitive che si occupano di  assistenza  sono già passate alla gestione digitale dei rapportini d’intervento, rimediando agli inconvenienti del cartaceo.

Appuntamenti e scadenze cancellati, non pervenuti, dimenticanze, imprevisti, errori nella compilazione dei dati, conseguenze su fatturazione e pagamenti: elimina queste inefficienze grazie alla compilazione digitale riducendo, praticamente a zero, gli errori possibili.

NON PESARE SULLA TUA EFFICIENZA!

La soluzione è Scarlett:  l’app mobile ideata e sviluppata da ITER IDEA, per chi si occupa di ASSISTENZA TECNICA in mobilità

Sempre più al centro del processo di digitalizzazione della gestione del personale e della pianificazione, questo strumento sta apportando significativi miglioramenti ai suoi fruitori, che ne testimoniano l’efficacia nel risolvere in modo rapido ed efficace diversi problemi.


Quali errori eviti con una APP MOBILE per gestire gli INTERVENTI TECNICI


I 4 ERRORI più tipici

 


1. Appuntamenti persi, interventi mancati

Spostamenti e cambi di programma sono all’ordine del giorno.

Uno degli errori tipici della gestione cartacea è la cattiva organizzazione degli appuntamenti.

È fin troppo facile rischiare di affidarsi al passaparola da ufficio per la gestione degli appuntamenti, finendo per fare giri a vuoto, mancando interventi non riportati, gestendo male il personale in esterna. Il danno oltre che economico, denotando una mancata presenza, è dannoso anche a livello di immagine aziendale.  La soluzione è la digitalizzazione dei calendari degli appuntamenti del team.

Grazie a Scarlett avrai la possibilità di controllare anche in remoto, in modalità supervisore, appuntamenti, personale e gestione delle tempistiche di ogni intervento.

Inoltre, grazie al più recente aggiornamento di sistema, avrai la possibilità di integrare calendari esterni come Google Calendar e Microsoft Outlook, sincronizzando tutti i tuoi appuntamenti con  Scarlett, pronti per essere integrati ai tuoi processi!

Grazie ad una efficiente vista a calendario, potrai capire a colpo d’occhio il carico di lavoro delle ore, dei giorni e delle settimane a venire. Non perdere traccia di quanto fatto e di ciò che ti attende. Organizza il lavoro del tuo team e collabora con i colleghi!

 


2. Dati incompleti, allegati mancanti

Oltre agli appuntamenti, anche i dati dei clienti possono essere incompleti: numeri di telefono, nomi e cognomi errati, indirizzi di fatturazione o dati tecnici d’intervento scorretti.

L’errore è sempre  dietro l’angolo e spesso ci espone a diversi problemi.

Digitalizzando questa mole di informazionI vengono invece ridotti praticamente a zero gli errori di compilazione dei rapportini, agevolati gli aggiornamenti di contatto dei referenti aziendali e aggiunte le informazioni mancanti. 

Grazie ai numerosi vantaggi integrati in Scarlett, oltre ad arricchire il tuo report d’intervento tecnico con manuali (consultabili anche da altri membri del tuo team) e allegati di ogni genere, potrai addirittura personalizzare ogni singolo PDF da rilasciare al cliente.  

Un’altra funzionalità interessante sono le caselle di controllo (checkbox) personalizzabili, disponibili quando utilizzi un articolo di magazzino. Scenari tipici sono: articoli che vuoi evidenziare come in prestito, in garanzia, usati, ecc.

 

3. Documenti stampati e carta intestata: onerosi e “poco green”

 

Tra gli errori più frequenti della gestione cartacea rientra la possibilità di perdere i rapportini d’intervento.

Oltre al danno di immagine, ad ogni documento perso corrisponde ad un costo, al quale si sommano quello della stampa, dello spazio di archiviazione, quello del tempo perso per la sua compilazione, ricerca ed eventualmente ricompilazione.

L’app mobile Scarlett interagisce con ogni documento, con la possibilità di condividere i documenti, firmarli digitalmente ed inviarli rapidamente via e-mail

Addio quindi a fogli volanti e post-it, lenti ad essere compilati e velocissimi ad andare persi. 

Tutto l’archivio viene direttamente salvato  in un sistema Cloud, garantendo maggiore sicurezza e disponibilità: elementi decisivi per un’azienda che voglia dirsi competitiva.


4. Il personale impegnato si traduce in tempo sprecato

Un altro errore da tenere in considerazione è pensare che la gestione cartacea proceda magicamente da sola.

Dietro agli appuntamenti da annotare e alla registrazione dei documenti c’è una risorsa che impiega tempo per attività a basso valore aggiunto. Il costo del personale non è certo marginale, se consideriamo che per ogni operatore la gestione cartacea, secondo recenti studi, costa in media circa 40 euro l’ora.

Gli errori della gestione cartacea sono chiaramente un costo per ogni impresa che svolge attività in mobilità che deve rendicontare Scegliere la strada della digitalizzazione significa porvi rimedio in modo semplice ed efficace.

Perché continuare ad usare moduli cartacei nella gestione degli interventi tecnici, quando è possibile creare uno storico ordinato e pratico in formato digitale?

Per abitudine nelle aziende italiane i tecnici utilizzano ancora il cartaceo per trascrivere i rapportini d’intervento, le timbrature, le note spese, ma è ©facile riconoscere i limiti di questo metodo:

Scarlett è l’app veloce e flessibile per gestire ticket e rapportini d’intervento da qualsiasi smartphone o tablet che abbia sistema operativo Apple iOS© o Android©. 

Riepilogando, i vantaggi che derivano dal suo utilizzo sono:

 

  • sicurezza nella conservazione dei moduli;
  • rapidità negli adempimenti gestionali;
  • semplicità e velocità nella ricerca;
  • miglioramento nella gestione degli interventi;
  • miglioramento dell’efficienza;
  • miglioramento dell’immagine verso i clienti.

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