Il software ERP si è già da qualche anno evoluto verso la sua versione ERP II o ERP Extended che investe tutta la supply chain aziendale sia per quanto riguarda i processi interni che esterni. Vediamo in questo articolo di scoprire qualcosa di più, in particolare sui 10 moduli aggiuntivi che compongono una piattaforma ERP Extended.
Moltissime aziende utilizzano sistemi di pianificazione delle risorse aziendali, comunemente associati all’acronimo ERP, per supportare la gestione nei processi decisionali e per automatizzare i processi aziendali comuni, con l’obiettivo principale di risparmiare tempo e denaro.
Quali sono le principali differenze fra software ERP ed ERP II Extended
Software ERP cos’è
Il software ERP si concentra principalmente sulle operazioni aziendali interne come Contabilità, Finanza, Produzione e risorse umane HR, mentre un software ERP Extended si concentra sulle operazioni esterne, con l’obiettivo di semplificare la gestione delle relazioni con clienti, fornitori, trasportatori, reparti di progettazione, risorse umane e altre parti.
Software ERP II Extended cos’è
Un software ERP II si compone quindi di moduli aggiuntivi o estesi appunto, che sono profondamente integrati nella piattaforma e includono la gestione della supply chain, la business intelligence, l’e-commerce e la gestione delle relazioni con i clienti o CRM.
Quali sono i moduli o i componenti core di un sistema software ERP e quelli di un ERP Extended
C’è effettivamente da dire che, negli ultimi anni, la maggior parte dei fornitori di sistemi ERP, sempre di più includono nelle loro offerte componenti ERP Extended come parti principali dei loro pacchetti software, rendendo più semplice il compito di chi si occupa della software selection.
Normalmente i moduli o i componenti core di un software ERP di base riguardano contabilità, ciclo acquisti e vendite, produzione e magazzino ma, sono fondamentalmente dedicati a gestire processi che hanno un workflow interno all’azienda. Alcuni ERP più evoluti dispongono anche di policy di sicurezza che gestiscono l’accesso alle informazioni in funzione dei livelli autorizzativi e mansionari.
I 10 moduli che compongono un sistema software ERP II
Le componenti di un sistema ERP Extended includono moduli aggiuntivi che supportano i processi esterni di cui elenchiamo i principali:
- Moduli E-Commerce
- Business Intelligence e Datawarehouse – BI
- Relazioni con i clienti – CRM
- Product Management e progettazione – PDM
- Gestione della Supply Chain
- Gestione Documentale e Archiviazione Sostitutiva – DMS
- MES , pianificazione produzione e Industry 4.0
- Logistica avanzata – WMS
- Gestione risorse umane – HR
- Gestione Tesoreria e Finanza
I componenti ERP Extended più comuni si concentrano sull’E-commerce, sul CRM, sulla business intelligence e sulla gestione della supply chain, sebbene esistano anche soluzioni integrate relative alla gestione dei prodotti o PDM, al data mining, all’HR e, in questi ultimi anni con la spinta dell’Industry 4.0, stanno prepotentemente venendo fuori soluzioni integrate per la pianificazione della produzione (MES) e per collegare le macchine di produzione.
Quali sono i VANTAGGI di un software di tipo ERP II rispetto ad un software ERP con moduli separati e non integrati
Molti di questi moduli possono essere disponibili dallo stesso fornitore del software ERP di base ma possono anche essere di terze parti quindi, in fase di software selection, i manager devono valutare attentamente la compatibilità e il costo quando scelgono di aggiungere questi componenti.
Il principale vantaggio di un ERP di includere tutti i moduli extended nel proprio core è quello che possono sfruttare una database aziendale centrale che consente la totale condivisione delle informazioni e riduce la ridondanza di dati replicati su vari database.
1. Moduli ERP Extended per l’E-commerce
Poiché sempre più aziende vendono i loro prodotti online e utilizzano Internet per le forniture d’acquisto, i componenti software ERP II per gestire le piattaforme di E-commerce sono sempre più diffusi. Questi moduli semplificano l’integrazione dei sistemi ERP con i grandi marketplace come eBay e Amazon e le piattaforme come Magento e Shopify e tracciando in modo efficiente gli ordini, i pagamenti dei clienti aggiornando in automatico le giacenze di magazzino.
2. Moduli di Business Intelligence
I moduli di business intelligence estendono le funzionalità di reportistica di base già presenti nell’ERP in modo che i manager possano ottenere e analizzare rapidamente informazioni complesse.
Tramite la BI si possono eseguire interrogazioni complesse, ordinare dati e relazionarli fra loro e persino suggerire decisioni operative. Aiutano a presentare in forma sintetica e leggibile le informazioni attraversografici, dashboard escorecardche possono aggiornarsi con dati in tempo reale e consentire a imprenditori e manager di monitorare meglio la performance aziendali e fare simulazioni future attraverso indicatori o KPI preconfigurati.
3. Software ERP CRM per la gestione delle relazioni con i clienti
I moduli CRM si occupano di gestire le relazioni con i clienti, il marketing, le vendite e i servizi clienti di post-vendita. Questa strategica estensione dell’ERP può aiutare la tua azienda a ottenere e tenere traccia delle attività sui lead, monitorare il feedback e l’attività dei clienti, testare campagne di marketing, gestire il problem solving, l’help-desk, l’assistenza tecnica e comunicare con i clienti.
Il CRM aiuta sia la rete commerciale che il management a gestire un database con informazioni complete e aggiornate sui clienti e consente di segmentarli con vari criteri di classificazione e inviare offerte mirate tramite campagne DEM.
4. Moduli di gestione della SUPPLY CHAIN
Mentre la gestione della produzione è una funzionalità ERP di base fondamentale, la gestione della supply chain, è un modulo extended che va ad arricchire l’ERP II, consentendo una gestione puntuale e più decentrata del ciclo di vita del prodotto, lagestione del magazzino e la gestione della logistica.
Le aziende utilizzano questi strumenti per gestire in particolare le reti dei fornitori e dei terzisti, monitorare le movimentazioni esterne dei materiali, tenere traccia degli ordini lungo tutta la catena di approvvigionamento, gestire una pianificazione della produzione su vasta scala e persino ottimizzare la logistica e i trasporti.
5. Moduli di gestione documentale DMS e conservazione sostitutiva
Non possiamo parlare di ERP II o ERP Extendend a 360° se non comprendiamo anche i moduli che consentono di gestire in maniera organizzata e strutturata i documenti dove, per documenti, non si intendono solo quelli generati dall’ERP di base quali DDT, Fatture e Ordini bensì anche tutti quei documenti che possono provenire da fonti diverse esterne all’ERP.
Alcuni esempi di documenti extra ERP possono essere tutti quelli che riguardano l’area tecnica quali: disegni, certificazioni, attestati, progetti esecutivi, foto e video, offerte, Email, allegati etc.
Il vantaggi principali dell’avere una gestione documentale integrata nell’ERP sono:
- Consultazione di documenti anche extra-contabili direttamente dall’ERP;
- Possibilità di legare i documenti a singole registrazioni o record dell’ERP;
- Indicizzazione dei documenti e ricerca più efficiente e rapida;
- Possibilità di abilitare la conservazione sostitutiva e favorire la dematerializzazione e l’impatto ambientale.
6. Moduli di progettazione PDM e configuratori di prodotto
Possono essere inseriti fra i moduli ERP Extendend anche quelle componenti software utilizzate dai reparti tecnici e di progettazione quali i PDM e i configuratori di prodotto.
I PDM (Product Data Manager) consentono di gestire tutto il lifecycle di prodotto, dalla sua progettazione, con sistemi CAD, alla creazione e validazione della Distinta Base fino alla produzione di documentazione tecnica. I punti d’integrazione con l’ERP possono essere diversi ma, in particolare, la generazione e la validazione della Distinta Tecnica o DB che va andrà poi ad alimentare ed aggiornare quella usata dall’ERP, più estesa e completa di informazioni che servono alla produzione.
I configuratori di prodotto commerciali invece possono essere moduli esterni o forniti direttamente con l’ERP, e consentono, mediante la parametrizzazione di regole e algoritmi, di guidare l’utente alla configurazione dei prodotti base con tutte le possibili varianti e opzioni compatibili.
7. Moduli MES e INDUSTRY 4.0
I moduli software MES (Manufactoring Execution Systems) sono stati i protagonisti in questi ultimi anni, complice anche gli incentivi stanziati per l’INDUSTRY 4.0. I sistemi MES si occupano di tenere sotto controllo tutti gli eventi della produzione per quanto riguarda tempi e materiali e sono profondamente integrati con i moduli MRP dell’ERP di base.
Strettamente connessi al MES troviamo i moduli che consentono di rilevare i dati che provengono dalle macchine impiegate in produzione come ad esempio i dati di produttività e di fermo macchina e vengono riuniti tutti sotto la voce di soluzioni per l’INDUSTRY 4.0.
8. Moduli WMS di LOGISTICA AVANZATA
Non possiamo parlare di ERP Extended se non includiamo anche le soluzioni di LOGISTICA MAGAZZINO AVANZATA o WMS (Warehouse Management Systems).
I sistemi software WMS si occupano di ottimizzare e rendere efficienti le operazioni di stoccaggio e la movimentazione dei materiali sia all’interno del magazzino che nelle aree di ricezione merce e packaging.
Possiamo sicuramente dire che i software WMS per la gestione della Logistica e dei Magazzini sono diventati ormai moduli extended ERP indispensabili per le aziende che movimentano quantità notevoli di materiali in poco tempo e necessitano di precisione nel rispettare le date di consegna.
9. Moduli HR per la gestione delle risorse umane
Un’altra area limitrofa all’ERP è quella che riguarda la gestione del personale. Pochi ERP offrono moduli software di gestione HR nella stessa piattaforma dell’ERP in quanto si tratta di una materia molto specialistica e complessa affrontata solo da software farm con skill specifici sull’argomento.
Uno dei punti d’integrazione fra i sistemi HR e l’ERP è sicuramente il controllo delle presenze che consente la quadratura delle ore se si devono rilevare i tempi di commessa in produzione o in altri reparti oltre ad alimentare i moduli ERP del Controllo di Gestione e della Contabilità Industriale per quanto riguarda i costi del personale.
10. Moduli di gestione TESORERIA e FINANZA
I moduli di GESTIONE TESORERIA vanno a completare l’area amministrativa e finanziaria ed hanno gli obiettivi di controllare il cash flow ovvero i flussi finanziari e la liquidità aziendale anche tramite funzioni simulative e previsionali.
Altro obiettivo che si pone la tesoreria è il controllo dei flussi bancari, pagamenti e incassi, e dei contratti con le banche, tramite la riconciliazione automatica, essendo collegati in real-time con i circuiti bancari.
Passare a un software ERP Extended non è più un’opzione ma una necessità
Da quando, c.ca 40 anni fa, sono comparsi i primi software gestionali, perlopiù dedicati alle funzioni di base di un’azienda, contabilità e fatturazione, questi si sono sempre più arricchiti di moduli e funzioni quali magazzino ed MRP (ERP), fino a raggiungere oggi una copertura funzionale pressoché completa di tutti i processi aziendali, sia interni che esterni, tanto che ora li chiamiamo ERP Extendend o ERP II.
In un mercato così globalizzato ed in costante e rapida evoluzione come quello di oggi, non ci possono essere aree aziendali sconnesse e ancora gestite con sistemi manuali o fogli Excel.
La copertura di tutte le aree funzionali dell’azienda con sistemi integrati fra loro, che si parlano e si scambiano costantemente dati aggiornati, è ormai un obiettivo che tutte le aziende, in particolare le PMI, devono raggiungere in breve tempo: aspettare ancora significherebbe rimanere inesorabilmente indietro senza possibilità di recupero rispetto ai competitor.
